Pero el Input Management, no únicamente se trata de almacenar cantidades más o menos grandes de información entrante; además y más importante todavía, se trata de poner la información entrante a disposición de los requerimientos del negocio. En este sentido, el tratamiento de la información entrante es clave para permitir la extracción de los datos relevantes de la misma.
En concreto, en el caso de documentos físicos, existen desde hace años tecnologías que nos permiten convertir el documento (el papel físico o el fax o el pdf) en uno o más registros digitales de información con los datos relevantes que en cada caso necesitemos, sin importar de si se trata de los importes de una factura, los intervinientes de un contrato mercantil o unas escrituras notariales, las líneas de una factura de proveedor con sus descuentos y demás detalles, … y con la capacidad añadida de poder contrastar dicha información con los sistemas de información de la empresa o con reglas más o menos complejas.
Combinando adecuadamente las diferentes opciones, suelen desarrollarse distintos tipos de soluciones de Input Management como pueden ser:
- captura de facturación entrante (departamento contable y departamento de cuentas a pagar). Tras este proceso se suele dar inicio a procesos de aprobación de las facturas por parte de los responsables, o se puede simplemente generar un formato electrónico que asemeje la facturación en papel a la factura electrónica, para aprovechar los canales que ya existan para el tratamiento de la misma.
- captura de albaranes de entrega (departamento de ventas y departamento de logística). Con una arquitectura distribuida de la solución, podemos asegurar que los repartos de mercaderías han sido realizados y aceptados por el cliente, dando lugar a facturaciones de ventas más precisas y con menos rechazos, reduciendo en general el
- captura de contratos (departamento de compras y departamento legal). Con la captura de contratos se da lugar a la generación de históricos que permiten a los departamentos de compras conocer con exactitud las condiciones pactadas con los diferentes proveedores, sin necesidad de acceder a los archivos físicos. Igualmente se reduce drásticamente el tiempo de consulta y la mano de obra utilizada para recuperar documentación concreta, especialmente en aquellos casos en que debe enviarse a otras sedes (perdiéndose en no pocas ocasiones).
- captura de consumos (departamento técnicos). Es posible la captura de cualquier información contenida en el documento, posibilitando por ejemplo la captura de lecturas, consumos, tarifas y demás datos técnicos de las facturas de suministros o utilidades, lo que permite un análisis mas o menos automatizado de dichos datos ya sea con fines contables o técnicos (por ejemplo reducir consumos de energía reactiva en empresas con una alta dispersión).
- conocimiento detallado de productos y los modos de licenciamiento que permitan un ajuste preciso de las necesidades a la oferta de los fabricantes.
- experiencia para adaptar cada uno de los productos a las necesidades especificas de cada cliente.
- metodologías para asegurar un uso optimo de la solución por parte del personal implicado, obteniendo beneficios desde el primer momento.
No comments:
Post a Comment